数据支持的道德文化

我们的 Flex GC Scott Offer 和 DGC Andy Powell 分享了他们的法律部门如何优先考虑、跟踪和改善合规和道德规范 — 以及您的法律部门如何做到这一点。本文的原始版本发表于 ACC 档案.

内部法律部门作为孤立部门的时代已经一去不复返。相反，如今的高层团队与其业务同事完全融合。

他们不仅负责提供战略咨询和风险管理，而且还被要求支持可持续性等重要领域的决策。

此外，2022 年及以后，每个内部团队的首要任务应该是道德和合规。原因是什么？建立（或加强）基于价值观的道德和合规文化有助于限制法律风险并改善财务业绩，提高员工的幸福感，并提升品牌形象。

然而，这些球队可能面临一场艰苦的战斗。 GBES 2021 年职场道德与合规状况报告调查显示，全球近三分之一的员工表示感到压力损害组织的道德变革时期的标准。

那么，忙碌的内部法务部门如何优先考虑、跟踪和改善合规和道德问题呢？我们在 2020 年 4 月的 Flex 会议上问了自己这个问题。

基于数据的方法

在开展这个项目之前，我们知道，仅凭内部法律顾问监督 Flex 遍布 30 个国家/地区的 100 多个站点的 16 万名员工的合规性几乎是不可能的。因此，我们决定通过扩大道德和合规性来扩大我们团队的覆盖范围，使其成为每个站点和部门领导工作的一部分。

为了确保这一方法有效，我们提高了数据的透明度。我们开发了一个综合记分卡，利用了我们公司每年从各种来源收集的大量信息。

目标是什么？创建一个流程，帮助领导者“树立榜样”，衡量他们在合规、道德和风险方面的表现。

Flex 相信我们的员工会做正确的事情，而且他们几乎总是会这样做。我们的经理通常能够有效地管理道德和合规性，但要了解更大的群体中正在发生的事情就变得更加困难了。

综合记分卡使大型团队的经理能够以易于理解的格式获得来自各种来源的数据。然后，经理可以查看他们及其团队的表现，并确定任何趋势和热点。经理负责制定和执行任何补救行动计划。通过这种方式，经理可以了解弱点所在，并对结果负责。

迈向数据驱动、基于价值的道德合规文化需要大量的协作。对于 Flex 和大多数其他组织而言，这需要领导层自上而下的授权，并得到法律、合规、IT、内部审计和人力资源领导等跨职能团队的支持。

从一开始就确保团队的承诺至关重要，这样每个团队才能达成共识并朝着同一个目标努力。

如果任何部门由于机密性、隐私或商业敏感性而对广泛共享数据感到敏感，那么早期合作可以帮助打破孤岛并适当平衡风险与收益。这也是全面了解公司道德和合规表现的唯一方法。

建立统一的方法后，团队可以开始识别有助于记录每个站点“分数”的数据，包括文化调查、热线报告、合规性报告、审计评估等。这些数据集通常都存在于现有软件系统中。

在 API、插件、自动化和 IT 帮助的支持下，团队可以生成透明的记分卡，近乎实时地查看每个站点的道德和合规记录。

俗话说，“你无法改变你没有衡量的东西。”记分卡测量通过启用变更管理解决了这个问题。

记分卡中的数据为工厂领导层提供了信息，使他们能够制定行动计划，在潜在问题、情况和热点成为问题之前解决它们。记分卡还可以帮助识别各地区和各部门的不当行为、不道德行为和合规失误。

得益于 Flex 的记分卡报告，我们甚至能够精确定位工厂中具体生产线上的道德和合规问题。这些问题的应对措施通常很容易解决，例如改善工作条件或改变轮班模式和监督。

通过收集所有数据，我们还可以发现事件之间的有趣关联，例如大规模的产品投产、紧张的日程安排以及较高的工作场所不当行为发生率。

这使我们能够更加积极主动地预测潜在的爆发点可能出现的位置，以便我们能够通过有针对性的培训和定调来预防。

最终，记分卡为组织提供了一种简单、可重复且可扩展的流程，用于确定、跟踪和改进合规性和道德规范。它使管理人员能够绘制数周、数月和数年的绩效图表，并将分数和进展纳入实施零容忍的定期沟通中。

因此，它推动了管理链中道德规范的进一步发展。它还使管理人员能够做出更好的决策，确定需要重点关注的领域，并提供闭环问责制度。它甚至可以提供相互比较站点和功能的能力。

从领导的角度来看，记分卡是首要的事情之一 Flex 首席执行官 Revathi Advaithi 在她访问的每一个站点都会提出要求，强调它们的重要性以及我们从角落办公室到工厂车间改善文化的总体战略。

这只是记分卡之旅的开始。法律行业的未来充满了数据驱动的实践。

记分卡只能从现在开始发展，增加来自其他来源的更多数据，包括贸易、健康和安全、安保等。借助大数据分析和人工智能，我们可以创建一个系统来识别并预测道德和合规性失误，以便我们在未来能够领先于它们。

这种方法将内部法律顾问的重点从传统的政策制定、培训和监管完全转移到使用和管理更多数据和数据驱动的见解。这有助于法律团队与业务更紧密地结合起来，以识别模式并主动预防事件发生。

任何新业务计划（尤其是记分卡）的一个重要部分是证明您为业务增加的价值，而数据不会说谎。

展示记分卡识别出的不当行为或合规问题的具体例子，使对话更具真实性。它有助于消除情绪，直面问题。如果您能突出说明由于记分卡而避免的外部律师费、调查成本、内部成本和经济处罚，效果会更好。

此外，通过记分卡，您可以衡量公司目前的状况，并表明强大的道德文化与股票表现或其他财务指标之间存在直接关联。数据就体现了这一点。

这不是一段轻松的旅程，但结果值得。增强或转变为基于价值观的道德和合规文化，首先要有一支充满活力的法律团队、一个愿景和一种跨职能的数据处理方法。

祝您旅途愉快！

本文的原始版本出现在 ACC Docket 中。